Mon client, une caisse de retraite avait pour projet de déployer, dans ses locaux, une chaîne de numérisation conforme à la copie fidèle et fiable de façon à pouvoir détruire, en toute sécurité, ses documents numérisés.
Contexte :
Le client a souhaité déployer au sein de sa société une chaîne de numérisation conforme à la copie fiable, afin de numériser ses courriers entrants et d’avoir ainsi la possibilité de détruire, en toute sécurité, les documents post numérisation. La destruction d’un original papier, sans la sécurité apportée par cette conformité, pourrait avoir un impact très négatif par l’entreprise.
Ce projet a été initié par la direction, géré par la DSI et installé au sein du service courrier, qui sera le service en charge de la numérisation. Le volume de courrier entrant chaque jour est en moyenne de 600, représentant environ 2 100 pages à numériser quotidiennement.
Les deux scanners utilisés sont des Fuji 7600, la solution est celle de DocuWare dont l’intégration est réalisée par Ricoh et le client a sollicité PBT CONSEIL, en tant qu’expert de la copie fiable, afin de valider la conformité avec les normes (NF Z42-026 et NF Z42-013).
L’objectif est triple :
- Fluidifier et sécuriser la circulation des documents entrants
- Gagner du temps dans la gestion et la transmission des courriers vers leurs destinataires
- Réduire le volume de papier circulant, ainsi que l’archivage des originaux, dont le coût de conservation s’élève à 70 000 € par an chez son tiers-archiveurs.
Ma Mission :
Cette mission a débuté le 04 avril 2024 pour se terminer début avril 2025. Les différentes tâches accomplies ont été :
- Analyse des courriers et des processus de validation.
- Définition avec les différents services de la société, du processus de numérisation cible.
- Organisation d’ateliers avec Ricoh afin de déployer la solution DocuWare conforme aux normes en vigueur et notamment la génération des documents nécessaires (attestation de numérisation, rapport de contrôle) et la validation de l’empreinte numérique.
- Contrôle de la cohérence du déploiement de la solution, vis-à-vis du cahier des charges et des attendus.
- Etude et mise en conformité de l’écosystème du client.
- Réalisation du test de capacité des scanners à produire des copies fidèles et du test global de la chaîne de numérisation.
- Rédaction de la Convention de Numérisation.
Déroulée de la mission :
La mission a débuté par l’étude et l’analyse des différents courriers entrants (volume, formats, colorimétrie, recto/verso, pages blanches, manuscrit…), de leur criticité et des habitudes de travail des différents acteurs.
Ensuite, nous avons imaginé avec la direction la chaîne de numérisation cible et des bonnes pratiques à mettre en place.
La solution à été déployée par Ricoh, sous mon contrôle, afin que les éléments nécessaires pour être en conformité avec la copie fidèle, soient bien présents.
Lorsque la mise en place de la chaîne de numérisation a été terminée, j’ai réalisé tout d’abord le test de capacité des scanners. Ce test consiste à valider la capacité des outils à produire des copies fidèles aux originaux papiers en vérifiant les couleurs, les contrastes, les cadrages, les métadonnées extraites, l’empreinte numérique….J’ai utilisé une mire pour réaliser ces tests et une sonde calibrage afin d’étalonner les écrans.
Le deuxième test réalisé a été celui de la chaîne globale de numérisation, c’est-à-dire la conformité de la numérisation fidèle du document à son entrée en archivage dans le coffre. Ces deux tests ont été consignés dans un procès-verbal, qui sera conservé dans le coffre-fort numérique.
Enfin, la dernière étape a été la rédaction de la Convention de Numérisation, document central du processus de numérisation. En 14 pages, il reprend et détail le processus de numérisation : les acteurs, les outils utilisés, la sécurité informatique et des locaux, la formation des collaborateurs, les bonnes pratiques, la conservation des copies numériques, l’archivage et la destruction.
Enfin, une mission réussie, se termine toujours par une phase d’accompagnement au changement des utilisateurs. Former les collaborateurs aux nouveaux outils est indispensable, mais il est tout aussi important de les accompagner lors de la numérisation des premières copies fidèles.
Conclusion : Cette mission vous a plu ? N’hésitez pas à me contacter !