GED et dématérialisation des processus métiers
« Pour mettre en place la solution de GED la plus adaptée à vos besoins, confiez à un expert indépendant la réalisation de votre audit documentaire ! Lui seul saura vous orienter vers le meilleur outil en fonction de vos besoins, de vos objectifs et des pratiques de vos collaborateurs.»
Votre entreprise est unique ! Vos collaborateurs, vos besoins, vos méthodes de fonctionnement, vos process le sont aussi et constituent un écosystème de travail avec ses propres contraintes et objectifs.
La conjugaison de l’ensemble de ces paramètres fait naître un besoin unique de gestion documentaire dans le but d’optimiser la productivité de l’entreprise.
Solution souple, la GED répond à ce besoin d’organisation et d’optimisation des flux documentaires.
Toutefois, les décisionnaires peuvent facilement se perdre devant les multiples possibilités offertes par les solutions de GED.
Il n’y a donc pas une GED mais des GED.
Et seule l’une d’entre elles correspondra parfaitement au fonctionnement de votre entreprise !
Avant de déployer une solution GED il faut donc s’assurer que votre entreprise en a véritablement besoin et définir précisément ce besoin.
Comprendre l’environnement documentaire de votre entreprise, les méthodes de travail de vos collaborateurs ou encore vos objectifs est un préalable indispensable pour mettre en place une gestion documentaire de qualité et parfaitement adaptée à vos besoins.
Dématérialisation des Processus Métiers :
Une GED peut être transverse et déployée sur l’intégralité de la société, mais elle peut être également utilisée dans le cadre de la dématérialisation des processus métiers :
- Factures
- Courriers
- Bulletin de salaire
- Signature électronique
- La Qualité
- Note de Frais
Audit Documentaire :
Avant toute chose, la première phase de la mise en place d’une GED doit impérativement être l’Audit Documentaire.
L’audit documentaire ou audit des flux documentaires est une analyse en deux phases des flux documentaires de l’entreprise.
Il s’agit de :
- Cartographier l’environnement documentaire
- Analyser les pratiques existantes
En fonction des objectifs et besoins identifiés, un audit de qualité permet ensuite d’imaginer une solution GED adaptée aux réalités de l’entreprise, tout en répondant aux attentes des utilisateurs.
L’audit documentaire est particulièrement important car il est un moyen d’accompagner le changement, et augmente donc les chances de succès du projet.
Réaliser cet audit documentaire facilitera grandement la rédaction du cahier des charges concernant votre projet de GED. Bâti sur des faits analysés et exprimés, il vous fera gagner un temps précieux dans le déploiement de votre solution de gestion documentaire.
Cet audit doit être réalisé de manière impartiale, sans arrière-pensées.
Ma Méthodologie pour vous accompagner :
Analyse, audit de l’existant et modélisation de la cible
Analyse complète et détaillée des documents circulants dans la société, des habitudes de travail, des circuits de validation, afin de définir au plus juste les besoins.
Recherche de la solution adaptée au besoin
En fonction des besoins exprimés, recherche en toute indépendance, de la solution la plus adaptée aux attentes et aux objectifs.
Aide à la mise en place
Veiller à ce que la solution mise en place corresponde parfaitement à l’expression de besoins et cadrage budgétaire.
Accompagnement au changement
Etape cruciale, car si une solution n’est pas utilisée ou mal utilisée, c’est l’échec assuré. Implication des collaborateurs en amont du projet.
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Pascal Bayet
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