Archivage
« L’archivage est souvent mal considéré dans une organisation car il est chronophage, prend de la place et n’apporte pas de ROI. C’est pourtant un sujet essentiel pour l’entreprise car la perte d’un document, la destruction illicite, un sinistre…peut avoir un réel impact en cas de contentieux ou de contrôles de l’état. N’oublions pas que les archives sont la mémoire de la société »
L’archivage de documents consiste à stocker, organiser et préserver des informations sous format papier ou numérique pour une durée déterminée. Ce processus garantit la traçabilité et la sécurité des documents, qu’il s’agisse de dossiers administratifs, comptables, juridiques...
L’archivage des documents est essentiel pour toute entreprise souhaitant gérer efficacement ses informations, respecter les lois en vigueur et protéger ses données sensibles. Or, la quantité de documents à traiter ne cesse d’augmenter, c’est pourquoi il est indispensable de disposer d’une stratégie d’archivage correctement structurée.
Trop de sociétés conservent cependant des documents qui n’ont plus raison d’être et on retrouve régulièrement des stocks d’archives qui n’ont pas été expurgées. Cela coûte très cher à l’entreprise pour rien.
« Je peux vous accompagner afin de définir une politique d’archivage pertinente, sécurisée et génératrice d’économies substantielles ».
Archivage papier
L’archivage papier consiste à conserver les documents physiques dans un espace de stockage dédié, dans ses propres locaux ou chez un Tiers-archiveurs. Cette méthode s’avère utile pour respecter certaines réglementations qui imposent la conservation de documents originaux.
Les archives sont le reflet des activités et des décisions prises par une organisation. Ces documents sont des témoins concrets qui peuvent être consultés et examinés à tout moment. Ensuite, elles détiennent une valeur inestimable sur le plan juridique, car la législation en vigueur exige que certaines typologies de documents soient conservées pendant une période déterminée.
Attention tout de même aux délais de conservation des documents, car les détruire avant peut occasionner un réel préjudice pour l’entreprise, les conserver après le délai engendre d’importants frais inutiles.
« À votre disposition pour étudier votre stock d’archives et les DUA (Durée d’Utilité Administrative) »
Archivage éléctronique
L’archivage électronique désigne le processus de stockage des documents et des informations d’une entreprise sous forme numérique. Il s’agit de conserver des documents dématérialisés, ou natifs numériques, sur un support sécurisé, avec un accès sur le long terme.
L’archivage électronique est un enjeu majeur pour les entreprises à l’ère du numérique. Alors que la transition vers des processus numériques s’accélère, il devient essentiel de garantir la préservation et la disponibilité des données et documents essentiels.
Dans le paysage de l’archivage électronique en France, deux solutions majeures se démarquent :
- le Système d’Archivage Électronique (SAE)
- le Coffre-Fort Numérique (CFN).
Chacune de ces solutions offre des avantages spécifiques et s’inscrit dans un cadre réglementaire rigoureux, garantissant la conformité et la sécurité des données archivées.
De nombreuses normes encadrent l’archivage électronique (NF 42-020, NF Z42-013, Iso 14641-1, Iso 15489-1, NF 461, Iso 19005-1, Agrément SIAF…..) et l’archivage électronique peut s’avérer très onéreux.
« Il est donc indispensable d’analyser sa gestion documentaire, de comprendre les exigences légales et réglementaires applicables à son activité afin de mettre en place des pratiques de gestion d’archivage répondant à ces exigences et d’en maîtriser les coûts ».
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