Copie Fiable
« J’ai décidé de me spécialiser en tant qu’expert indépendant sur la question de la copie fidèle et fiable, car de nombreuses sociétés sont concernées par ce sujet. La mise en œuvre d’un processus copie fiable peut offrir des économies significatives et permettre un gain de temps considérable. »
C’est quoi la Copie Fiable ?
La copie fiable est la reproduction numérique d’un document original papier en lui conférant une véritable conformité juridique. Conformément au décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016, la copie numérique d’un document papier est présumée fiable, sous réserve que tous les moyens adaptés soient employés pour sa création et sa conservation.
Ma mission est justement d’accompagner les entreprises à déployer un processus de numérisation conforme, afin de pouvoir détruire les originaux papiers en toute sécurité.
Très souvent, on me pose la question « peut-on aujourd’hui détruire les documents originaux papiers après les avoir numérisés ? ». La réponse est oui, mais à condition de………et ce sont ces conditions qui doivent être mises en place et respectées.
Que dit la loi ?
L’article 1379 du code civil établit qu’une copie qualifiée de « fiable » aura la même force probante qu’un écrit original et ce peu importe la survivance ou non de ce dernier. Désormais, une partie ne pourra plus se voir contrainte de fournir une preuve papier lorsqu’elle aura numérisé au préalable le document en cause et qu’elle produit cette copie.
La fiabilité est laissée à l’appréciation du juge.
Est présumée fiable jusqu’à preuve du contraire toute copie résultant d’une reproduction à l’identique de la forme et du contenu de l’acte, et dont l’intégrité est garantie dans le temps par un procédé conforme à des conditions fixées par décret en Conseil d’État.
Comment garantir la fiabilité d’une copie numérique ?
Afin de pouvoir détruire des documents originaux, il est impératif que la copie soit FIDELE et FIABLE, c’est-à-dire que la copie produite devra être fidèle à l’original et conservée de façon durable. Deux normes encadrent ce processus :
- La norme NF Z42-026 décrit l’ensemble des conditions pour produire une copie fidèle.
- La norme NF Z42-013-2020 décrit le dispositif de conservation probatoire ou Système d’Archivage Electronique (SAE) dans lequel les copies fidèles sont versées afin de prévenir toute modification et altération.
Afin de donner une vocation probatoire à une copie numérique, il convient de respecter les points fondamentaux suivants :
Eco-durable
Sécurité
Gain de temps
Gain de place
Economies
Ma mission
Analyser les documents
à numériser et notamment leur criticité, l’utilisation qui en est faite par les collaborateurs et les circuits de validation.
Définir le process de numérisation
écrire les bonnes pratiques afin que la copie numérique soit fidèle à l’originale et fiable dans le temps.
Tester la capacité des scanners
à restituer des copies numériques fidèles. Utilisation de mires pour les scanners et d’une sonde pour calibrer les écrans.
Tester la chaîne globale de numérisation
de l’arrivée du document papier à l’entrée en archivage de la copie numérique. Valider l’empreinte numérique.
Vérifier l’écosystème
la sécurité des locaux (les accès, incendie, rongeurs, nuisibles, inondation…. Et la sécurité des systèmes d’information.
Rédiger la Convention de Numérisation
document central pour la conformité. Ecrire tous les processus du traitement du document, du matériel utilisé, des acteurs et de la sécurité.
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Pascal Bayet
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à restituer des copies numériques fidèles. Utilisation de mires pour les scanners et d’une sonde pour calibrer les écrans.
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de l’arrivée du document papier à l’entrée en archivage de la copie numérique. Valider l’empreinte numérique.
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