La copie fiable est définie par le Code civil puis par un décret.
L’enjeu majeur de la mise en place de la « Copie Fiable », pour une société (privée/public), est d’avoir la possibilité, post numérisation, de détruire des quantités volumineuses de documents papiers.
Petit rappel juridique :
- « L’ordonnance du 10 février 2016 a modifié le statut de la copie numérique et lui a conférée, sous certaines conditions énumérées dans l’article 1379 du Code civil, une valeur de preuve et ainsi pouvoir la substituer à l’original papier. La copie numérique est alors opposable en cas de litige ».
- « Si la numérisation est conforme au référentiel NF Z42-026, toutes les organisations privées comme publiques peuvent décider de ne plus conserver de documents papiers. Elles peuvent ainsi libérer leurs armoires, voire des salles entières d’archives ».
- Afin de pouvoir détruire des documents, il est impératif que la copie soit FIDELE et DURABLE, c’est-à-dire que la copie produite devra être fidèle à l’original papier et conservée de façon durable.
Pour être fiable, une copie numérique doit respecter deux normes :
La norme NF Z42-026 qui décrit l’ensemble des conditions pour produire une copie fidèle :
- Le paramétrage des scanners (opérateurs, DPI, pages blanches, colorimétrie…) afin de produire des copies fidèles à l’original.
- Les documents obligatoires : attestation de numérisation pour chaque document numérisé et le rapport de contrôle (quotidien, hebdomadaire…)
- L’écosystème à respecter : accès et sécurité des locaux, incendie, inondation, rongeurs, sécurité des systèmes d’informations…)
Les normes NF Z42-013 ou NF Z42-020 décrit le dispositif de conservation dans lequel les copies fidèles sont versées afin de prévenir toute modification et altération :
- Empreinte numérique
- Coffre-fort ou SAE.
Test :
Tous ces éléments seront validés par deux tests :
– Le test de la capacité des scanners à produire des copiés fidèles. Utilisation d’une sonde de calibrages des écrans et de mires pour valider la fidélité des images.
– Le test de la chaîne globale de numérisation, de l’arrivé du document à son archivage. Validation également que l’empreinte numérique est bien apposée afin de figer le document dans le temps.
- Ces 2 tests font l’objet de procès-verbaux, à conserver et à renouveler régulièrement.
Convention de numérisation :
- C’est l’élément central du process, qui va reprendre et détailler le matériel utilisé, le traitement des documents, les différents acteurs et la sécurité.
- Ce document est validé par le DO, l’OP et la direction.
Opposable en cas de litige :
- Seul le document papier a une valeur probante, la copie numérique ne va avoir qu’une valeur probatoire, c’est-à-dire à l’appréciation du juge.
- Comment le juge va apprécier la valeur probatoire de la copie numérique et l’utiliser comme preuve : Prouver que le process est conforme avec la norme NF Z42-026 et :
- Présenter la copie numérique
- Présenter la convention de numérisation
- L’attestation de numérisation
- Le rapport de contrôle
La mise en place d’un processus de numérisation copie Fiable, afin de détruire des documents papiers en toute sécurité, est quelque chose de simple à déployer, de maîtrisé et conforme aux textes de loi.
Conclusion : Cette mission vous a plu ? N’hésitez pas à me contacter !