Une mauvaise gestion des documents peut considérablement nuire à l’efficacité et à la productivité de l’entreprise et de ses collaborateurs. A l’inverse lorsqu’elle est parfaitement intégrée aux process, la gestion documentaire permet grandement d’améliorer les performances de l’entreprise.
La GED, Gestion Electronique de Document, est une solution permettant de fluidifier la gestion des documents, de leur classement, et d’y centraliser toutes les données. Présentant de nombreux avantages, les solutions de GED sont de plus en plus plébiscitées par les sociétés. Mais déployer une GED n’a rien d’évident, car c’est un projet stratégique pour l’entreprise.
Pour augmenter les chances de succès du projet, mieux vaut ne pas se lancer les yeux fermés.
Quelle GED ?
Chaque entreprise est unique, les collaborateurs, les besoins, les méthodes de fonctionnement, les process le sont aussi et constituent un écosystème de travail avec ses propres contraintes et objectifs.
La conjugaison de l’ensemble de ces paramètres fait naître un besoin unique de gestion documentaire dans le but d’optimiser la productivité de l’entreprise.
La GED répond à ce besoin d’organisation et d’optimisation des flux documentaires.
Toutefois, les décisionnaires peuvent facilement se perdre devant les multiples possibilités offertes par les solutions de GED.
Il n’y a donc pas une GED mais des GED.
Et seule l’une d’entre elles correspondra parfaitement au fonctionnement de votre entreprise !
Avant de déployer une solution GED il faut donc s’assurer que l’entreprise en a véritablement besoin et définir précisément ce besoin.
Cette analyse approfondie prend la forme d’un audit documentaire.
L'audit documentaire
L’audit documentaire est une analyse en deux phases des flux documentaires de l’entreprise.
Il s’agit de :
- Cartographier l’environnement documentaire
- Analyser les pratiques existantes
En fonction des objectifs et besoins identifiés, un audit de qualité permet ensuite d’imaginer une solution GED adaptée aux réalités de l’entreprise, tout en répondant aux attentes des utilisateurs.
Cartographier l’environnement documentaire
C’est le diagnostic du flux et du fonds documentaire, mais aussi de la manière dont il est géré. Cet état des lieux détaille le volume des documents, la nature de ceux-ci, leur format, et leur règle de diffusion.
Donner la parole aux utilisateurs et les impliquer
A partir de l’identification des utilisateurs, un audit documentaire s’attache à laisser la parole à ceux-ci.
Après l’existant c’est la problématique des usages documentaires. Cette étape permet de préciser les besoins des utilisateurs, les réticences concernant la gestion des documents, et leur suggestion d’améliorations.
Il faut bien sûr questionner sous la forme d’interviews :
- La direction, afin de comprendre ses objectifs, le contexte de l’entreprise
- Les équipes opérationnelles qui seront les utilisateurs de la GED
Prendre le temps d’interroger c’est s’assurer que la solution GED proposée à l’issue de l’audit répondra aux problématiques et contraintes des collaborateurs.
En plus de permettre un fin paramétrage de la solution GED, interroger les collaborateurs leur prouve que les changements prochains vont faciliter leur travail quotidien.
Enfin, impliquer les collaborateurs dans l’audit documentaire permet de préparer la phase d’accompagnement au changement et de garantir ainsi le succès du projet.
Conclusion : Pour mettre en place la GED, la plus adaptée aux besoins, il est nécessaire de confier à un expert la réalisation de l’audit documentaire, car il saura orienter objectivement vers le meilleur outil en fonction des besoins et des pratiques des collaborateurs.